SPED Fiscal é como está sendo chamado o Sistema Público de Escrituração Digital, uma plataforma do governo para facilitar a entrega das obrigações fiscais. A ideia é que a prestação fiscal se torne mais eficiente e rápida, uma vez que todas as informações são repassadas em ambiente digital.
O projeto faz parte de uma série de iniciativas de modernização e digitalização dos serviços públicos brasileiros. Com o tempo, pretende unificar todos os dados tributários em uma mesma base, substituindo operações que antes eram feitas em papel e, por isso, demoravam bastante.
O problema é que muitas empresas ainda têm dúvidas sobre a geração desses dados. Para ajudar você, neste artigo mostramos como emitir o SPED Fiscal sem erros. Continue lendo para aprender de vez!
O que é e como funciona o SPED Fiscal?
Na verdade, o SPED Fiscal é um sistema misto, composto por 3 funcionalidades diferentes. A primeira delas é a Escrituração Fiscal Digital (EFD), que recebe as informações de impostos recolhidos pela empresa, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Já a Escrituração Contábil Digital (ECD) pode ser entendida como uma versão digital dos tradicionais livros de registros, como o Livro Diário, o Livro Razão, entre outros. Por sua vez, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) gera as notas fiscais em ambiente digital, sem precisarem ser impressas.
De todo modo, podemos dizer que a popularização do SPED Fiscal aconteceu mesmo pelo sistema EFD. Trata-se de um arquivo digital que reúne todas as informações necessárias a serem entregues ao Fisco, a nível federal, estadual e municipal. Ou seja, o sistema simplifica a entrega dos documentos, reduzindo a burocracia e agilizando o processo.
É importante destacar que o SPED Fiscal é obrigatório para todas as empresas. As informações de escrituração fiscal devem ser enviadas todo mês em um arquivo digital. Também devem ser enviados os registros de todos os impostos pagos no período. Para tanto, basta preencher as informações na plataforma.
Mesmo que possa trazer confusões para iniciantes, essa digitalização é benéfica, pois simplifica bastante a rotina de gestão fiscal das empresas. Além disso, representa uma redução significativa na burocracia do estado, melhorando o fluxo de informações entre organizações e o governo.
Como emitir o SPED na prática?
Apesar de ser bem simples, existe um procedimento básico para a entrega do SPED Fiscal. Para transmitir as informações, é necessário preencher um arquivo de texto com layout preestabelecido. A Receita Federal disponibiliza um Manual para orientação dos usuários.
Pode-se dizer que o arquivo enviado ao SPED é semelhante ao Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (Sintegra), somado ao controle patrimonial (incluindo o estoque) e de impostos pagos. A geração é de total responsabilidade do contribuinte, que pode estar sujeito a sanções e multas em caso de não cumprimento das obrigações.
No entanto, ainda que seja semelhante ao antigo Sintegra, é necessário seguir novos parâmetros para o preenchimento das informações. Elas são preenchidas em blocos, de acordo com as funções do sistema. Entre os dados a serem enviados, podemos destacar:
- Registro de entradas e saídas;
- Registro de Inventário patrimonial e de estoque;
- Registro de controle de combustíveis;
- Apuração de ICMS;
- Apuração de IPI;
- Livro controle de crédito de ICMS do ativo permanente (CIAP).
Todas essas informações já fazem parte da rotina de qualquer empresa. A diferença é que agora elas devem ser inseridas em um único sistema, não sendo mais necessário armazenar os livros e documentos fiscais físicos até que fosse feita a autenticação pelo SEFAZ.
Durante a emissão do SPED, é necessário ficar atento a alguns erros que podem prejudicar o envio correto das informações e até gerar problemas no futuro. Entre os principais, estão:
- erro de registro da validação;
- não fazer a importação dos dados;
- não preenchimento dos campos obrigatórios;
- duplicidade no envio dos dados;
- não verificação das tabelas de alíquotas;
- erro em informar a alíquota ou a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM); entre outros.
Como a tecnologia pode ajudar?
Por mais que o SPED Fiscal tenha sido criado para simplificar o envio das informações ao Fisco, a própria complexidade do sistema tributário brasileiro complica essa tarefa. Afinal, são inúmeros dados a serem repassados, com alíquotas variadas e tantas outras coisas que podem confundir qualquer pessoa, principalmente quem ainda não está muito acostumado com a ferramenta.
Nessa hora, faz toda a diferença contar com um sistema de gestão, que transmite todas as informações de maneira eficiente e sem erros. Isso porque o software é integrado com as funcionalidades do SPED, gerando os arquivos de acordo com os layouts determinados pelo sistema.
Além disso, as informações não precisam ser preenchidas manualmente, pois tudo já está disponível na plataforma, incluindo os dados referentes a gestão do estoque e do patrimônio da empresa. O sistema ajuda a evitar erros simples, como o envio de informações trocadas ou duplicadas e o esquecimento de algum dado. Ele já é atualizado de acordo com a legislação fiscal vigente e faz o cálculo automático de todas as alíquotas.
Tudo isso é feito de maneira prática, automatizada, sem a necessidade de se dedicar horas para o preenchimento dos formulários todos os meses. Sem contar que todos os dados continuam armazenados no sistema, podendo ser acessados sempre que necessário. Não é preciso guardar livros ou outros documentos em arquivos físicos de papel.
Assim, além de facilidade e redução de erros, a emissão do SPED Fiscal em um software de gestão representa uma economia de tempo e dinheiro. Ou seja, é possível cumprir com as obrigações fiscais rapidamente, sobrando mais tempo para se concentrar em questões mais estratégicas da empresa.
No entanto, nem todos os softwares são iguais. É fundamental escolher uma solução completa, que possa fazer a emissão do SPED Fiscal e que também seja adequada ao core business do negócio. Para tanto, é bom contar com fornecedores especializados, que ofereçam a confiabilidade e a segurança necessária para atender a todas as necessidades da empresa.
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