Como a sua equipe tem lidado com os pedidos que chegam? Qual a capacidade de separação deles, por dia? E por hora? Caso você esteja encarando uma grande quantidade de erros, pode ser um sinal de que é necessária uma modernização nos processos e de um sistema especialista na gestão de pedidos.
O que é a gestão de pedidos?
A gestão de pedidos é o processo que ocorre desde a chegada do pedido, até a sua devida entrega ao destinatário. Nesse contexto, processos como avaliação, aprovação, reprovação, separação, conferência, identificação e faturamento são essenciais até o despacho do pedido.
Muitas vezes, essas ações são realizadas de maneira pouco automatizada, em que os colaboradores usam programas que fazem apenas uma anotação básica dos pedidos. Por isso, é comum que aconteçam alguns erros durante o processo. Apesar de existirem aqueles que não causem tantas consequências negativas, existem outros que podem atrapalhar consideravelmente o andamento da empresa.
Quais os principais erros na gestão de pedidos?
• Inserção de informações equivocadas
Muitas vezes, por conta do alto fluxo de informações e pedidos, é comum que um dado ou outro seja adicionado de maneira errada. Apesar de ser um erro simples, tal situação pode ocasionar diversos problemas durante todo o fluxo de gestão.
Exemplos de erros comuns: informações de peso e volumes dos produtos, dados do transportador e observações adicionais.
• Desconexões de processos
Também podem ocorrer desconexões durante os processos relacionados à gestão de estoque. Assim, um pedido que é feito nas etapas iniciais do fluxo pode não ter suas quantidades disponíveis – o que é normal num ciclo de distribuição com grande volume de pedidos.
Um produto que se perde durante a separação e embalagem e acaba não sendo enviado para o cliente, ou mandado com atraso, pode gerar uma experiência ruim. Neste momento, ter processos e meios pra identificar e corrigir o erro, evitam retrabalhos, prejuízos com trocas e devoluções e promovem a satisfação do cliente lesionado.
O investimento em tecnologia ajuda na reparação desses problemas?
Humanamente, evitar ou corrigir muitos erros se torna impossível. Por isso, a tecnologia (ou os famosos robôs e computadores) cuidam, impedem, permitem, avisam, bloqueiam e automatizam muitos processos que passam despercebidos à percepção humana.
Processos que exigem grande volume de processamento, repetidas operações e grande troca de dados, são perfeitamente alocados para softwares especialistas realizarem, gerando além de registros e históricos, economia em mão-de-obra, de erros e retrabalhos.
Ganho em agilidade nos processos
A primeira e grande vantagem desse investimento é a agilidade nos processos que envolvem a organização dos pedidos. Eles acabam sendo computados automaticamente, permitindo que os funcionários possam focar em outras atividades dentro do setor.
Além disso, é possível padronizar certas informações, evitando a incidência de erros providos por erros de digitação, atenção ou pelo envio de dados equivocados para o controle.
Melhora na comunicação interna
A comunicação interna também é bastante beneficiada, já que todas as informações importantes e movimentações estarão armazenadas dentro do sistema, permitindo que qualquer um possa acessá-las e compartilhá-las com o restante da equipe quando quiser.
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