O estoque negativo se caracteriza pela descoberta da divergência entre a quantidade de itens apontada em sistema e o que de fato há disponível no estoque. Normalmente a falha é percebida durante a emissão do pedido de vendas impactando as vendas e consequentemente, o faturamento.

Manter o controle e a gestão de estoque é fundamental, já que muitas vezes responde à perguntas como: pra onde foi meu dinheiro investido nesse negócio?

Um problema factual que afeta muitas empresas é o estoque negativo, causando contratempos que afetam toda a qualidade do processo de vendas e consequentemente traz danos à imagem do empreendimento e aborrecimento ao cliente.

Evitar o estoque negativo é uma estratégia importante que possibilita ao negócio um crescimento sólido, pautado na qualidade do atendimento. Veja neste post as principais causas do estoque negativo e como evitá-las. Boa leitura!

O que é estoque negativo?

Estoque negativo é quando a quantidade de produtos no estoque está abaixo do suficiente para comercializar, ou seja, o produto está disponível nas plataformas de vendas, porém, no estoque real tem quantidade abaixo da ofertada.

Assim, quando uma venda é efetivada pode ocorrer de a quantidade informada no pedido não condizer com a disponibilidade real e comprometer o atendimento e até mesmo a entrega ao cliente — um grande problema para empresas, inclusive com possível implicação fiscal.

As consequências do estoque negativo como superfaturamento e cancelamento indevido de notas fiscais são graves e desencadeiam uma série de transtornos até que os ajustes sejam realizados.

É essencial estar atento a esse tipo de problema para uma gestão mais eficiente e precisa, até mesmo para evitar transtornos fiscais que podem afetar a receita da empresa e também a relação de confiabilidade com os clientes.

Para ajudar a entender esse problema afim de evitá-lo, trouxemos algumas possíveis causas do estoque negativo nas empresas. Esteja atento para impedir esses contratempos e melhorar a performance do seu negócio.

Falta de tempo

A correria do dia a dia afeta muitos profissionais no ambiente de trabalho e pode deixar passar despercebido algumas informações importantes. A falta de tempo está entre uma das grandes causas do estoque inativo.

Deixar de lançar uma informação sobre um produto por falta de tempo pode gerar um problema em cadeia e causar transtornos no apontamento da fonte do erro. Os produtos vendidos e não identificados no estoque dão a certeza de prejuízo e falha no atendimento ao cliente.

Falta de um processo bem definido

Não definir um processo prático e objetivo influencia na perda de controle que leva automaticamente ao estoque inativo. Um bom processo deve contar com um monitoramento constante e estratégico para evitar gargalos de atendimento e garantir a mercadoria no estoque.

Alteração na descrição

Alterações na descrição ou cadastramento incompleto de um item são procedimentos que dificultam a consulta de disponibilidade, principalmente se não houver um código de identificação.

Emissão incorreta da nota fiscal

A emissão da nota fiscal deve seguir rigidamente a descrição do produto e operação que está se processando — o processo é fundamental, pois é uma forma de controle de fluxo de estoque, ou seja, dos produtos que saem e chegam. A falta de atenção com a emissão das notas fiscais ocasiona divergências nos inventários.

Falta de controle eficiente

Grande parte dos erros relativos ao fluxo de estoque são relacionados à falta de um controle eficiente e sistemático, que acompanhe as ações da equipe envolvida. Realizar inventários periódicos é uma forma eficaz de monitorar e prevenir que algum item se torne negativo.

Todos esses fatores contribuem de forma efetiva para a ocorrência do estoque negativo, que por sua vez impacta na eficiência do trabalho da equipe de vendas e na experiência do cliente.

Independentemente do segmento, seja loja física ou e-commerce, controlar o estoque é sinônimo de precaução e cuidados para manter a credibilidade da marca no mercado.

Definir um procedimento e organizar as informações são ações relevantes que auxiliam e evitam o estoque negativo. Treinar os funcionários e definir uma rotina de acompanhamento constante também são práticas eficientes.

Para auxiliar gestão e equipe nesse processo, a tecnologia é uma ferramenta indispensável que garante todo o controle e eficiência na gestão do estoque de forma padronizada e por automação — um recurso importante que favorece a relação com clientes e governo.

Um software parametrizado para realizar a gestão do estoque é um benefício estratégico de grande diferencial competitivo que agiliza os processos, emite relatórios detalhados dos inventários e facilita o fluxo, evitando perda de tempo com retrabalhos e o temido estoque negativo.

Gostou do post? Então leia sobre controle de estoque por lotes e fique ainda mais por dentro do assunto!