Para se manter competitiva no mercado, toda empresa deve se preocupar com os níveis de serviços prestados aos clientes. Nesse sentido, a logística exerce um papel crucial.
E é aí que entra em cena a gestão de ciclo do pedido. Administrar o fluxo dos pedidos inclui conectar todas as atividades do processo logístico, buscando formas de aumentar a eficiência e melhorar a satisfação do cliente.
Neste post, vamos apresentar o conceito de ciclo de pedido e demonstrar como ele pode contribuir para aumentar a rentabilidade do seu negócio. Acompanhe a leitura até o fim!
O que é o tempo de ciclo do pedido?
O tempo de ciclo do pedido — também chamado de Order Cycle Time (OCT) — é um dos principais indicadores de qualidade logística, já que mede o processo logístico como um todo.
Ele é muito utilizado para medir o tempo total da experiência de compra do cliente, isto é, o tempo que vai desde que a realização da compra até a entrega da mercadoria de forma correta. Em outras palavras, sua função é demonstrar se o processo está acontecendo da maneira planejada e quais são as percepções do cliente em relação ao atendimento.
Qual o impacto do OCT na rentabilidade da empresa?
O conjunto de atividades que compõe o ciclo do pedido consome recursos físicos e humanos que impactam diretamente na rentabilidade da companhia. Se houver alguma falha dentro do processo logístico, podem ocorrer desperdícios de investimentos e diversos tipos de prejuízos e transtornos, como queda nas vendas. Isso porque, além dos atributos presentes no produto entregue, os serviços agregados influenciam muito na escolha do cliente.
Quando um pedido, por exemplo, tem um prazo extenso entre a finalização da compra e conferência do item em seu estoque, essa demora faz com que aumentem as chances de indisponibilidade da mercadoria.
Essa inconsistência, sobretudo se ocorrer de forma recorrente, compromete os resultados da organização, pois pode levar à perda de clientes, prejudicando o fluxo de caixa. Por isso, é importante implementar uma comunicação clara, objetiva e integrada entre as diversas áreas responsáveis pelo fluxo do pedido.
Por que a empresa deve medir esse indicador?
O tempo de ciclo do pedido é um indicador diretamente ligado à satisfação do cliente que, atualmente, exige cada vez mais receber suas compras no menor tempo possível. As companhias que conseguem realizar entregas expressas aumentam significativamente a percepção de valor e a qualidade do seu serviço. Dessa forma, monitorar o OCT é bastante útil para encontrar prováveis fontes de atrasos, falhas, ineficiências e desperdícios, tanto nas etapas produtivas ou de fornecimento, como no transporte.
O indicador permite que o gestor consiga otimizar o processamento de pedidos, entregando-os com mais agilidade. Isso é, hoje, uma das grandes demandas do mercado e dos consumidores. Assim, é fundamental contar com a análise do tempo de ciclo do pedido para entender quais áreas necessitam de melhorias nos processos para tornar o serviço mais competitivo e fidelizar clientes.
Quais são as etapas do ciclo do pedido?
Em uma operação logística, o ciclo do pedido é o elo que conecta fornecedores e clientes. Geralmente, existe uma sequência de etapas integradas que compõem um ciclo de pedido e que, quando bem definidas, contribuem para o sucesso de todo o processo. Confira agora quais são.
Entrada de pedidos
- emissão de pedidos;
- consistência de dados;
- protocolo de entrada de pedidos;
- transmissão para o próximo elo.
Liberação
- verificação de dados cadastrais;
- averiguação de política comercial;
- análise de crédito;
- verificação da compatibilidade das operações.
Promessa de disponibilidade
- verificação da disponibilidade do produto no estoque (quantidade para pronto atendimento);
- possível necessidade de priorização no atendimento;
- estimativa de entrega.
Programação de transportes
- composição de cargas;
- roteirização de entregas;
- agendamentos acordados com as transportadoras.
Expedição
- separação, conferência e carregamento da mercadoria;
- emissão de documentos;
- expedição propriamente dita.
Controle de entregas
- rastreamento e monitoramento;
- visibilidade e comprovação dos recebimentos;
- correção de falhas;
- fechamento de pedidos.
Além das etapas apresentadas acima, são analisadas três características principais para a medição da qualidade geral do ciclo do pedido. Essas características levam em conta a expectativa do cliente e a qualidade do serviço percebida por ele:
- rapidez — é mensurada pelo tempo de duração do ciclo e representa a eficiência e eficácia dos serviços logísticos;
- confiabilidade — é medida a partir do número de alterações entre a proposta inicial de entrega e seu cumprimento;
- visibilidade — facilita a agilidade em corrigir ou reverter possíveis erros.
Como calcular o tempo de ciclo de pedido?
O cálculo do tempo de ciclo do pedido é relativamente simples. Em linhas gerais, o resultado é obtido subtraindo a data de entrega do pedido ao cliente pela data de efetivação ou aprovação do pedido na empresa.
Fórmula de cálculo:
OCT = (data / hora de entrega do pedido) menos (data / hora da realização do pedido)
A unidade de medida é o tempo e considera a média de dias, semanas, meses, ou até mesmo anos que uma companhia leva para adquirir os materiais junto ao fornecedor, produzir a mercadoria, prepará-la para remessa e entregá-la em seu destino final.
Como a tecnologia pode otimizar o ciclo do pedido?
Como já mencionamos, o ciclo do pedido abrange desde a efetivação do pedido feita pelo cliente até a entrega do produto no seu destino final. Desse modo, fica difícil acompanhar tantas etapas de forma eficaz sem o auxílio da tecnologia. Por isso, estão disponíveis no mercado softwares de gerenciamento de pedidos, que otimizam o processo do início ao fim e armazenam as informações, deixando-as acessíveis a todos os envolvidos.
Esses sistemas de gestão integrada são ótimos aliados no controle do ciclo do pedido e na aplicação de melhorias, pois permitem a realização de análises das ocorrências em tempo real. Além disso, auxiliam no planejamento dos custos, facilitam o acompanhamento do desempenho das transportadoras e outros envolvidos no processo, possibilitando ao gestor utilizar tais informações na tomada de decisões e em ações que impactem de forma positiva no sucesso do negócio.
Por fim, dispor de um ciclo do pedido estruturado e apoiado por recursos tecnológicos de última geração representa um grande diferencial competitivo. Além da economia nos recursos possibilitada pela melhor gestão dos processos, a satisfação dos clientes e a qualidade percebida dos serviços serão significativamente impactadas.
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