Você, como empresário, já deve ter ouvido falar sobre a integração de sistemas, mas se ainda não adotou essa tecnologia na sua distribuidora, certamente foi porque não compreendeu exatamente todas as vantagens que ela pode trazer ao seu negócio.
Geralmente, essa integração é feita por meio de um software de Enterprise Resource Planning (ERP), ou em português, Planejamento de Recursos Empresariais. Se o termo pareceu complicado, saiba que o funcionamento, na prática, é bastante simples.
Trata-se de um sistema que vai integrar todos os dados e processos da sua distribuidora em um único lugar. O ERP em nuvem permite que todas essas informações sejam acessadas de onde você estiver, a partir de qualquer dispositivo, como um smartphone, assim como outros colaboradores autorizados. Tudo isso sem precisar investir em novos equipamentos caros. Veja mais vantagens dessa tecnologia!
Como funciona a integração de sistemas
Em um primeiro momento, é possível imaginar que um sistema como esse vai criar um arquivo onde poderão ser vistos todos os dados da sua empresa, certo? No entanto, não é bem assim.
Um ERP é capaz de ajudar você, proprietário de uma distribuidora, a organizar e acompanhar minuciosamente todos os passos e detalhes do dia a dia do seu negócio. Entre as funções que essa integração exerce, vale a pena destacar:
- gestão do ciclo de vida do pedido;
- faturamento em lote;
- separação e conferência;
- automação de estoque;
- emissão de boletos e envio de remessa automática para o banco via integração;
- geração e recebimento de pedidos via APP, e-commerce e vendas internas;
- criação de relatórios;
- emissão de romaneios (mapa do que está sendo carregado no caminhão);
- integração com APP para roteirização e GPS.
Quais são as 6 principais vantagens dessa integração
É mesmo impressionante o que a tecnologia pode fazer para ajudar na gestão da sua distribuidora! Mas, afinal, como, na prática, todos esses recursos de um ERP podem auxiliar e quais são as vantagens em apostar na integração de sistemas? Apontamos alguns dos principais benefícios, acompanhe!
1. Gestão de estoque mais eficiente
Um dos grandes gargalos de empresas como distribuidoras — que têm um grande fluxo de entrada e saída de produtos é o estoque.
Você, inclusive, sabe bem como um mau gerenciamento desse setor pode prejudicar o negócio, tanto vendendo itens que não estão disponíveis no momento quanto perdendo produtos (e, consequentemente, dinheiro) com mercadorias paradas e vencendo no estoque.
Um software ERP vai ajudá-lo a controlar exatamente o que existe em seu estoque no momento, além de atualizar de forma automática esses números a medida que novas compras e novas vendas são feitas.
Dessa forma, será possível acompanhar, na palma da mão, o que precisa ser reposto e o que precisa sair — por meio de uma promoção, por exemplo.
2. Maior segurança de dados
Documentos em papel podem se perder e, até mesmo, computadores com planilhas podem ter problemas, fazendo com que você perca todos os dados da sua empresa.
Investir em um sistema em nuvem evita que isso aconteça com as suas informações, pois elas estarão armazenadas em um local seguro da internet, mas fora do seu equipamento.
Além disso, apenas as pessoas autorizadas (devidamente cadastradas e com senhas) terão acesso ao sistema, o que evita invasões e que indivíduos mal-intencionados vejam os dados confidenciais do seu negócio.
3. Controle de processos
Como você pôde conferir a partir das funcionalidades de um ERP, é possível ter mais controle de todos os processos da distribuidora, desde a compra, passando pela estocagem, até as vendas — que são acompanhadas até o efetivo momento da entrega para o cliente.
Isso significa que você não precisa ficar tentando acompanhar cada etapa, correndo atrás dos colaboradores responsáveis para obter as informações que precisa. Basta que eles atualizem o sistema e todos podem ter mais tranquilidade.
Além disso, caso seja percebido algum erro ou problema, ele vai ser detectado com mais rapidez, fazendo com que a resolução também ágil e mais efetiva.
4. Redução de custos
Cuidar da logística de uma distribuidora gera gastos, e lidar com os possíveis erros que acabamos de citar pode ser bastante oneroso.
Também existe o risco de perda financeira com um mau controle do estoque, e, da mesma forma, não trabalhar o seu setor de vendas da forma correta gera prejuízos consideráveis.
Ao ter todos esses setores organizados e acompanhados com cuidado, esses custos, certamente, serão evitados.
Ou seja, em vez de pensar que um investimento como esse pode ser caro (o que, na verdade, não é), avalie o quanto vai ser economizado a partir dessa integração de sistemas e quanto a sua distribuidora vai ganhar com essa ajuda.
5. Maior produtividade
A produtividade de toda a equipe também aumenta com o apoio de um ERP — da mesma forma que as falhas humanas diminuem.
Como dissemos, a partir do momento que todos os colaboradores responsáveis começam a preencher os dados no sistema, a equipe tem acesso a tudo o que está acontecendo. Dessa forma, é possível perceber gargalos, ajudar os outros setores, interferir de acordo com o pedido do cliente, entre muitas outras atitudes pró-ativas que vão ajudar a economizar tempo e dinheiro.
6. Planejamento
Quando uma empresa não sabe exatamente o que vende, o que compra e como funcionam os seus processos, fica difícil se organizar, até mesmo, para analisar estimativas e planejar investimentos a curto, médio e longo prazo, não é verdade?
Com todas as informações referentes ao estoque, às vendas e aos números das finanças, propriamente ditos, será possível saber exatamente o dinheiro que a empresa tem em caixa para fazer novos investimentos, ou, pelo contrário, o que é preciso fazer para arrumar a casa.
Viu como a integração de sistemas pode ser útil na sua distribuidora? É preciso usar a tecnologia ao seu favor, aproveitando a disponibilidade de recursos para otimizar o trabalho e ver a sua empresa crescer!
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