Os empresários do ramo da distribuição precisam se preocupar com um conjunto de aspectos, como a logística, a gestão de pessoas e o atendimento ao cliente. Todos eles, claro, são muito importantes para a saúde da distribuidora, mas uma gestão financeira eficiente pode ser um fator determinante para a sua sobrevivência.
A gestão financeira representa para muitas distribuidoras um dos seus maiores desafios, onde erros podem ocorrer facilmente, comprometendo a saúde econômica da empresa. A quantidade de dados, processos e fatores externos influenciam diretamente nos resultados, se tornando uma atividade que exige muita atenção aos detalhes.
Apesar de todas as dificuldades que podem surgir ao realizar esta gestão, com as dicas corretas, um pouco de prática e ajuda de softwares especialmente desenvolvidos para esta função, é possível solucionar o problema. O mais importante é conferir com frequência os resultados, minimizando a possibilidade de ocorrer erros ao longo do serviço.
Se você tem dificuldades em controlar e entender a situação financeira da companhia ou ainda não percebeu a sua importância para o futuro dos negócios, não se preocupe! Desenvolvemos este conteúdo para que você possa descobrir os passos fundamentais para se ter uma gestão financeira eficiente!
1. O que é gestão financeira
Como o próprio nome diz, a gestão financeira diz respeito ao controle do dinheiro de uma empresa. Porém, para que realmente ocorra uma gestão eficiente, vários fatores devem ser considerados para que a instituição consiga manter esse controle. Alguns dos principais pontos que podemos citar são:
- realizar uma avaliação financeira, identificando onde estão concentrados os seus investimentos;
- analisar quais produtos e serviços que geram uma quantidade maior de despesas e quais providenciam mais lucros;
- tomar decisões estratégicas sobre a captação, a administração e a manutenção de todos os recursos econômicos disponíveis na empresa.
Ao analisar estes pontos, é possível afirmar que a gestão financeira eficiente é responsável por acompanhar os recursos de uma empresa. Ela auxilia na criação de medidas para otimizar os ganhos, identificando os pontos de melhoria em toda a cadeia de produção e distribuição pertencente à companhia.
2. Qual é a importância da gestão financeira em distribuidoras
Em uma distribuidora, várias etapas que envolvem as estratégias financeiras são cumpridas entre os processos de compra e revenda de mercadorias. O primeiro passo é a negociação para comprar os produtos certos (aqueles que têm a venda garantida em um curto espaço de tempo) por um valor que traga lucro para a empresa.
Ao mesmo tempo, é preciso estar atento ao estoque, para que não haja mercadoria em excesso ou em escassez. É importante lembrar que o produto parado no estoque significa dinheiro sem circular, gerando gastos com o armazenamento e com o passar dos dias, perdendo o seu valor de mercado. Por outro lado, o estoque negativo representa vendas que você deixa de fazer.
Continuando esta linha de raciocínio, é preciso desenvolver uma estratégia bem estruturada para todo o processo logístico, ela deve envolver principalmente as seguintes variáveis:
- o armazenamento: qual o tipo de galpão é o mais adequado? Por quanto tempo deve ficar parado? É preciso algum cuidado especial com temperatura e umidade?
- A entrega: como isso vai acontecer? Quem vai entregar? Como serão as rotas e os modais? Quanto será gasto com combustível?
- O pessoal: quantas pessoas são necessárias no comercial, no depósito, nas rotas de entrega e no atendimento ao cliente?
Esses são apenas alguns exemplos, que podem variar de acordo com as mercadorias ofertadas em cada distribuidora. Elas fornecem uma visão mais clara do conjunto de procedimentos ao qual é preciso atentar, mantendo um controle real sobre todos os recursos financeiros e materiais da empresa.
3. Quais são os pilares da gestão financeira
Existem outros fatores que influenciam diretamente no planejamento financeiro eficiente, estes estão presentes na rotina da empresa, requerendo uma integração nos sistemas e entre as equipes e setores. Vamos entender melhor cada um destes fatores e como eles interferem diretamente nos resultados de uma empresa:
3.1. Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um controle de todo o dinheiro que entra e que sai da sua empresa em um determinado período. Em curto prazo, o fluxo de caixa permite perceber a realidade financeira do negócio, com a movimentação das contas a pagar ou a receber, os valores de cada um, seus prazos e a quantia em caixa.
Já a longo prazo, esse processo é mais focado na situação econômica da distribuidora de maneira mais ampla, recolhendo maior quantidade de dados e criando a possibilidade de prever o seu comportamento nos próximos meses. Assim é possível direcionar os investimentos da empresa de forma mais segura e assertiva.
3.2. Giro de estoque
Em seu dia a dia dentro da distribuidora, você já deve ter notado a importância de um controle de estoque bem-feito. Além de evitar que os produtos fiquem parados em seu galpão ou que faltem para atender aos clientes, esse estudo permite tomar as melhores decisões no momento de fazer um novo pedido.
Por meio do giro do estoque, é possível saber se é uma compra pode ser adiada, esperando melhores preços e permitindo uma negociação mais calma. Esta análise também auxilia no estudo das taxas de juros, identificando a melhor estratégia de vendas a fim reduzir as porcentagens pagas e economizar no processo.
3.3. Tributação
A carga tributária no Brasil é bem elevada, variando de valor de acordo com o setor, tipo de produto, estado e até mesmo tamanho da empresa. Mantendo os impostos sob o controle da gestão financeira, a sua distribuidora não evitará apenas multas e juros por atrasos, mas também problemas jurídicos.
O valor pago aos governos deve ser incorporado ao valor final do produto, assim o cliente compartilha com a empresa os custos de funcionamento, comercialização e de colaborador. Sabendo quando e quanto se deve disponibilizar do dinheiro em caixa faz com que a gestão financeira seja mais eficiente.
4. Como controlar os gastos
O controle de gastos deve fazer parte da gestão financeira de qualquer empresa. Ela deve realizar um planejamento de gastos, verificando qual valor já está comprometido para os próximos meses e quanto ainda tem de capital de giro. O próximo passo é sempre manter os pagamentos em dia, evitando juros e ganhando crédito com os fornecedores.
A ajuda de uma gestão contábil também é um fator que ajuda muito na hora de controlar os gastos. Ela ajuda o gestor a entender melhor toda a movimentação financeira que aconteceu durante aquele mês ou ano. Outra dica é fazer o controle de estoque com frequência, evitando perder mercadorias, seja por validade vencida ou por desvalorização.
5. Como investir em tecnologia
Alguns processos podem ser automatizados, atividades repetitivas e pouco complexas podem ser executadas por máquinas ou outros programas, todos interligados por um único sistema. Parece ser caro e difícil de ser aplicado não é mesmo? Mas saiba que existem muitas soluções com ótimo custo-benefício e que não precisam de grandes espaços para serem instaladas.
Os colaboradores que antes realizavam estes serviços podem ser treinados para exercerem outras atividades, criando novas oportunidades e investindo no crescimento profissional de sua equipe. Faça um planejamento detalhado de quanto precisará disponibilizar para a instalação, manutenção e suporte, coloque na balança e descubra a melhor solução.
6. Por que contar com um software de gestão para distribuidoras
Conseguir realizar uma gestão financeira eficiente em distribuidoras é realmente complexo, e para não prejudicar os bons resultados das negociações, é preciso dar a devida atenção aos processos envolvidos. Para isso, é importante contar com o auxílio da tecnologia e de ferramentas atualizadas.
Atualmente, existem excelentes softwares de gestão voltados para o segmento da distribuição. A Distribuidora Eficaz, por exemplo, é uma plataforma moderna que mantém todos os processos da sua empresa em um só lugar. Com as funcionalidades do sistema, será possível que a sua empresa:
- acompanhar o progresso dos pedidos, entre separação, conferência, faturamento e transporte;
- contar com robôs para a gestão de compras e estoque, cuidando do processo de reposição de forma eficiente;
- ter um sistema de avaliação e análise dos pedidos, que são pontuados em mais de 10 regras antes de serem expedidos;
- aumentar a capacidade de vendas por meio de canais variados, como o e-commerce, as televendas e o app para os representantes.
Além de todas as funcionalidades apresentadas acima, o sistema se destaca pela simplicidade do software, sendo facilmente operado e controlado. Outra vantagem é a segurança dos dados, pois as ferramentas ficam disponíveis em nuvem, permitindo uma gestão remota por parte dos colaboradores.
Como vimos, uma gestão financeira eficiente em distribuidoras é algo essencial para a saúde do negócio, e por isso deve ser priorizada. São muitos os pontos que requerem a sua atenção, mas é possível desenvolver esse trabalho em seu dia a dia com o auxílio de ferramentas adequadas, como um software especialista.
O que achou de nossas dicas sobre como realizar uma gestão financeira eficiente? Se quiser conhecer mais conteúdos exclusivos como este, não deixe de conferir o nosso blog! Indicamos este artigo incrível sobre como evitar os erros mais comuns quando estiver fazendo a gestão de caixa.