Algumas empresas insistem em manter processos manuais, por não acreditam na transformação trazida pela automatização. No entanto, a adoção de softwares de gestão pode promover mudanças significativas na rotina empresarial, principalmente em distribuidoras, cujos resultados estão centrados na eficiência dos processos.

Empresa que não acompanham essa evolução percebem apenas os custos envolvidos na contratação de ferramentas digitais, e não o retorno trazido por esse investimento em médio e longo prazos. Se você ainda não está convencido, neste post mostramos as 5 principais desvantagens dos processos manuais nas empresas. Confira!

1. Desorganização e falta de informações

Se os seus funcionários ainda precisam preencher fichas ou planilhas, cada um pode fazer isso de uma maneira, deixando tudo desorganizado e sem um padrão. Os registros de pedidos ficam confusos, gerando confusões e dificultando as entregas.

Além disso, as informações ficam soltas, sem sentido e até incompletas, prejudicando o atendimento aos clientes e a reposição do estoque. Não é possível planejar as ações, como a previsão das compras, pois não existem dados consistentes sobre as entradas e saídas.

2. Perda de tempo

Ora, uma das maiores desvantagens dos processos manuais é a perda de tempo, pois é necessário preencher todos dados em um formulário, por exemplo. Os documentos precisam ser organizados, catalogados e armazenados um por um, aumentando as chances de erros e retrabalhos.

Pelo contrário, se as tarefas são automatizadas, muitos processos são feitos de modo automático. Um exemplo disso é o preenchimento da ficha de clientes, pois as informações podem ser armazenadas em um software, sem a necessidade de refazer tudo do início.

3. Desperdício de recursos

Os processos manuais também exigem uma grande quantidade de recursos, como papel, tinta para impressão, arquivos de documentos e outros materiais. Caso haja algum erro, é necessário gastar ainda mais, gerando desperdícios e mais gastos.

Isso pode ser facilmente resolvido com a utilização de um software de gestão, no qual todos os documentos são armazenados em nuvem. Não há necessidade de imprimir ou estocar os arquivos, provocando uma redução significativa de custos.

4. Baixa produtividade

Uma vez que tudo leva muito tempo para ficar pronto e com a possibilidade de erros e retrabalhos, o resultado é uma baixa produtividade dos funcionários. Além do mais, essa morosidade nos processos só serve para reduzir a motivação, deixando-os ainda mais improdutivos.

Por outro lado, quando os processos são otimizados por meio de ferramentas digitais, os funcionários tem um melhor desempenho. Sobra mais tempo para que eles se dediquem a outras atividades, sentindo-se mais satisfeitos com o trabalho.

5. Insatisfação dos clientes

Por fim, destacamos o quanto esses prejuízos causados pelos processos manuais afetam a satisfação dos clientes. Afinal, eles precisam esperar muito tempo para terem as suas necessidades atendidas, independentemente da área de atuação da empresa.

Com a automatização, o processo de atendimento é otimizado, proporcionando mais rapidez na entrega. Assim, os clientes ficam mais satisfeitos, contribuindo para melhorar a reputação da empresa no mercado.

Essas são algumas das desvantagens dos processos manuais. Para resolver esses problemas, o ideal é repensar todas as atividades e analisar quais poderiam ser automatizadas. A automação é uma maneira de otimizar a rotina por meio do uso de tecnologia. Portanto, vale a pena investir em ferramentas que contribuam para melhores resultados no seu negócio.

Sua empresa ainda utiliza processos manuais? Quer ver soluções para promover a automatização? Então, entre em contato conosco e conheça os nossas soluções e nos acompanhe pra mais dicas.