Nós já detalhamos aqui sobre a importância e a otimização do processo de conferência de mercadorias dentro do seu negócio. Embora seja considerado um processo trabalhoso e que de fato, exige, além de pessoal capacitado e ferramentas que os auxiliem, ele é indispensável quando pensamos em comprar e estocar os itens corretamente, bem como, vender e entregar ao cliente final, da maneira mais correta e eficaz possível.

As etapas desse processo, precisam estar bem definidas, considerando que tudo começa com a conferência dos pedidos de compra e depois a conferência dos pedidos de venda, o que requer estruturar tanto equipe quanto ferramentas e recursos para tal. Vamos conferir os principais pontos de atenção para uma conferência de mercadorias sem erros?

Por que conferir os itens que chegam no estoque?

Muito provável o seu fornecedor também tem algum processo de conferência de mercadoria lá no armazém dele. Do contrário, seriam recorrentes os problemas com produtos faltantes, danificados ou incorretos com seus pedidos certo? Mas e se pensarmos naqueles que de fato sempre chegam “com problemas”? Qual a falha interna lá no depósito do seu fornecedor que resulta em erros justo com o seu pedido?

Neste contexto é que começamos destacando a importância de se conferir os pedidos de compra, ou seja, as entradas de mercadorias no seu estoque. Os erros são mais comuns e recorrentes do que pensamos, e por isso é comum grandes centros de distribuição, depósitos e armazéns, adotarem políticas como: dias e horários específicos de recebimento de mercadorias, pra que haja uma equipe ou pessoa capacitada para isso, e que esse profissional possa garantir que os produtos e suas respectivas quantidades e características, estejam sendo recebidas de acordo com o pedido original de compra.

• Isso pode envolver: embalagem, tamanho, cor, sabor, validade, lote, quantidade, dentre tantas outras; e se identificada alguma inconsistência, a ação precisa ser imediata com medidas como: trocas e devoluções e comunicação com o setor responsável pela compra e com o fornecedor em questão. Logo, esse pequeno imprevisto, pode impactar no setor de vendas, que em muitos casos aguarda pela chegada do item em estoque, para efetivar pedidos.

Por que conferir os itens que saem do estoque?

O ciclo é claro: se ocorre algum erro na separação e conferência dos itens, o faturamento e a expedição saem com erros e lá na ponta, o cliente final recebe o pedido “com problemas”. Os desgastes nesse processo logístico podem surgir por simples descuidos e como resultado, a empresa tem retrabalho, perda de tempo, prejuízos financeiros e o aumento de trocas e devoluções, quando não acompanhadas das reclamações dos clientes.

A boa notícia é que não está nada distante ou complexo, tornar essa cadeia logística a prova de erros e segura pra empresa. E não estamos falando de grandes robôs, esteiras e leitores ópticos, como nos gigantes do varejo mundial. Simples adequações ou aquisição de ferramentas que otimizam o processo, sem dúvidas se pagam em pouquíssimo tempo, quando analisados fatores como: agilidade em conferir, economia de recursos e diminuição de erros.

Na prática!

A cadeia de distribuição logística exige que a automação esteja implementada. Considerando um cenário comercial onde uma compra é feita com alguns cliques e a confirmação do pedido é quase que imediata; se torna pré-requisito que o acompanhamento desse pedido seja eficaz (principalmente nos processos de separação, faturamento e expedição), até a chegada no cliente final. Vamos aos pontos de atenção?

1.Gerar um relatório de separação (picking list)

Como o próprio nome já sugere, ter uma lista simples com os itens que precisam ser separados é o pontapé inicial da cadeia logística. Essa lista pode ser impressa ou disponível num aplicativo de separação de produtos; o ponto de atenção aqui, é que essa lista de produtos seja a mais enxuta possível, apenas com as informações essenciais, e que possibilite o separador “checar” os itens já separados. Um exemplo de lista:

• nome do produto • código de barras e/ou sku do item • sua localização no armazém • quantidade • peso • nº do pedido; entre outras informações que sejam importantes pro separador localizar e coletar os itens corretos no estoque.

2.Integrar os sistemas

A principal razão da agilidade nas informações é a comunicação entre os dados. E como isso ocorre? Por meio das integrações entre sistemas e plataformas. Portanto, quando um pedido criado num aplicativo de vendas ou e-commerce, chega no ERP, a redigitação é eliminada. Esse pedido, imediatamente já pode ser “autorizado” no sistema e enviado para a separação. Essa separação, pode ser feita num app onde o usuário indica quais itens ele separou. Depois de separados, esses pedidos podem partir pra conferência, que com a ajuda de um simples leitor, já libera esses pedidos para o faturamento e expedição.

• Em todos esses processos, são criados gatilhos que atualizam o cliente constantemente do andamento do pedido dele; o mais comum são e-mails que avisam quando o pedido foi aprovado, separado, faturado e entregue. Há ainda, inúmeros aplicativos e recursos de rotas, que permitem acompanhamento dos motoristas. Ou seja: aqueles mesmos dados inseridos inicialmente por um vendedor num pedido, são processados e “transportados” por outras tantas plataformas até o destino final.

3.Embalagem

O cuidado com o empacotamento e embalagem dos itens, de forma alguma deve ser menosprezado. Afinal, do que adiantaria um super recurso de separação, se no momento de alocar esse produto numa caixa, o mesmo estaria exposto ao risco de quebrar, amassar e danificar, certo?

• Por isso, se atente à embalagem dos produtos. Eles estão armazenados em pacotes? Caixas? Packs? Fardos? São perecíveis? Podem quebrar ou amassar? Precisam de refrigeração? São leves, pesados, grandes, pequenos? Isso otimiza principalmente o carregamento desses itens para o caminhão por exemplo, e na sequência o transporte e o descarregamento no cliente; que espera a chegada dos produtos em perfeito estado.

4.Recursos certos

Pensar num layout inteligente de distribuição, requer planejar uma estrutura e validar se de fato ela é a ideal. A presença de um sistema eficiente, de aplicativos integrados, de equipamentos adequados são os pilares pra quê na prática, todo o ciclo logístico dê certo. E pra isso, pensar em detalhes como: localização do centro de distribuição ou depósito, disposição de gôndolas, prateleiras e corredores de produtos, itens sazonais, itens de maior giro, espaço de circulação, estrutura de temperatura, terminais de consulta para os estoquistas e separadores, espaço para separação, conferência, carregamento e expedição, entre tantas outras, são essenciais para que os processos internos – inclusive o de conferência – seja eficiente.

• Tão relevante quanto recursos, quem vai operará-los também precisa estar capacitado. Por isso, qualquer mudança ou nova funcionalidade, requer avisar e treinar a equipe. Muitas vezes uma mão-de-obra mal treinada, causa grandes erros dentro do processo, por falta de conhecimento; e isso pode ser facilmente corrigido.

Soluções!

A plataforma da Distribuidora Eficaz, conta hoje com um processo logístico estruturado desde a criação do pedido até a entrega ao cliente final. Como citado anteriormente, o “transporte” desses dados e a comunicação entre os setores de venda, faturamento e expedição é 100% concentrado numa plataforma composta por: APP de Vendas, ERP para Distribuidoras, E-Commerce B2B e APP para separação de produtos.

Conheça mais sobre cada um dos recursos, nos vídeos que preparamos:
* ERP especialista em Distribuidoras;
* App Vendas Externas;
*E-Commerce B2B;
*App Separação de Produtos;

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