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A conferência de mercadoria pode ser um processo cansativo e oneroso para as empresas, principalmente quando não são usadas ferramentas adequadas e os profissionais não são devidamente capacitados.
As etapas desse processo abrangem desde o recebimento, quando a transportadora chega à empresa com os insumos para produção ou o produto para revenda, até a venda ao cliente final da empresa, passando pelo armazenamento do produto no estoque.
Para minimizar problemas como falhas na contagem, devoluções, retrabalho e custos dobrados com reenvio é necessário planejamento, mas também ferramentas que possibilitem identificar e muitas vezes evitar que o erro humano se repita.
A seguir, veja como otimizar a conferência de mercadoria na sua empresa, minimizar erros e privilegiar a eficiência!
Agende as entregas
Estabelecer um horário para o recebimento dos caminhões é a premissa básica para manter a organização do armazém ou centro de distribuição. Dessa forma, as equipes ficam mais preparadas e direcionam seus esforços unicamente para garantir a eficiência das atividades que abrangem essa rotina:
- conferir as notas fiscais para averiguar se o que foi enviado é exatamente o que foi solicitado na ordem de compra;
- vistoriar os produtos para buscar possíveis avarias e déficits;
- estabelecer conexão entre o que está descrito em nota e o que foi realmente recebido.
Nesse período, faça uma escala para que todos os profissionais responsáveis pelas ações estejam disponíveis. Também é importante jamais permitir a realização de qualquer etapa em um momento diferente do planejado, principalmente se a outra parte (os motoristas que realizaram a entrega, por exemplo) não estiver presente.
Treine os funcionários
Um profissional qualificado é mais eficiente: gasta menos tempo para realizar a tarefa, erra menos e não admite retrabalho. Sem ociosidade, a produtividade da empresa tende a aumentar.
Por isso, é importante que todas as pessoas responsáveis por cada etapa da cadeia de suprimentos (recebimento, conferência, lançamentos das notas fiscais no sistema da empresa, armazenamento, picking, packing e despacho de mercadoria, por exemplo) estejam devidamente treinadas para as suas funções.
Disponibilize cursos, treinamentos e workshops; promova palestras e encontros para que os funcionários se sintam valorizados e motivados. Além disso, priorize um ambiente de trabalho harmônico e enalteça a participação e a sugestão de cada um, visando garantir a motivação da equipe e um baixo índice de rotatividade de talentos (turnover).
Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia avança continuadamente para facilitar as rotinas organizacionais e integrar ferramentas que permitem resultados cada vez mais precisos. Um sistema de gestão permite que várias atividades sejam automatizadas. Dessa forma, quanto menos um processo for manual, melhores serão os seus resultados.
O cadastro dos produtos no estoque, por exemplo, pode ser automatizado com o leitor de XML. Assim que o fornecedor emite uma nota fiscal, é gerado o documento auxiliar para transporte e o XML, que pode ser enviado para o e-mail da empresa. Um sistema adequado consegue interpretar as informações contidas nesse documento e salva no banco de dados:
- quantidade inserida no estoque;
- nome do produto;
- código de identificação;
- enquadramento tributário;
- preço de custo.
Também é calculado de forma automática o preço de venda, quando a porcentagem da margem de lucro está predeterminada. A forma de pagamento combinada é processada automaticamente nas contas a pagar!
Imagine a quantidade de funcionários que pode ser poupada somente com essa rotina, sem contar a precisão das informações que serão armazenadas.
Vários problemas podem ser reduzidos quando a conferência de mercadoria é feita por meio da tecnologia, com ferramentas adequadas (como leitores de códigos de barras) e por profissionais competentes: dados cadastrais sem lançamento ou errados, divergência entre valores cobrados e contidos em nota fiscal, inconsistência no inventário, estoque desorganizado, subutilizado ou com muitos produtos danificados são alguns exemplos.
Agora que você sabe como a tecnologia é essencial viabilizar uma conferência de mercadoria mais eficiente, entre em contato com a Distribuidora Eficaz e conheça a nossa solução de gestão! Não deixe de nos acompanhar no facebook também!