Diante de um mercado competitivo, cada vez mais as empresas percebem a necessidade de reavaliar o seu processo produtivo e aprimorar a gestão para ganhar destaque entre o público consumidor. Nesse sentido, mapear processos operacionais é parte fundamental para a obtenção de resultados.
Tendo em vista a importância do tema para o desenvolvimento do negócio, elencamos alguns esclarecimentos sobre o assunto. Confira!
O que é mapeamento de processos?
Mapear processos é o ato de identificar e agrupar todas as etapas indispensáveis à realização de determinada atividade produtiva. Essencialmente, são três os tipos de processos que o gestor pode perceber no empreendimento: os primários, os de apoio e os de gerenciamento. Tais categorias dizem respeito, respectivamente, à entrega de valor ao cliente, às ações de suporte aos processos primários e às medidas de controle dos processos primários e de apoio.
Quais são os objetivos do mapeamento de processos?
O mapeamento de processos operacionais permite compreender as etapas produtivas da empresa e verificar de que forma elas funcionam na prática. Isso viabiliza a adoção de medidas que visem melhorar e padronizar a gestão do negócio. Os benefícios decorrentes da prática, portanto, são incontáveis e passam pela identificação de falhas gerenciais, pela otimização dos recursos financeiros e pelo aumento da satisfação do cliente.
Quais são os passos indispensáveis para a realização do mapeamento?
Definir processos
Qualquer ação desenvolvida na empresa deve ser guiada por objetivos sólidos. Afinal, quando o caminho a ser seguido é previamente definido, as chances de obter resultados são maiores. Portanto, com fundamento nas necessidades da instituição, estabeleça quais processos serão mapeados. Isso auxiliará na busca por métodos adequados para chegar à resposta e contribuirá para o alcance de metas concretas.
Montar um mapa
Criar um mapa do processo analisado permite organizar melhor as informações levantadas sobre ele, de modo a torná-las claras para a interpretação. A ideia dessa etapa é, portanto, dispor os dados de maneira elucidativa. Na representação gráfica, busque desenhar a sequência das atividades que compõem o procedimento estudado. Insira, também, comentários sobre os recursos desembolsados para sua efetivação, o passo a passo do processamento e as pessoas nele envolvidas.
Verificar e validar o mapeamento
Após mapear processos operacionais, avalie se todos os elementos destacados estão corretos e fazem sentido no contexto operacional. Dessa forma, revise e valide o trabalho realizado, de preferência com as equipes. Essa etapa é de extrema importância para que o gestor assegure a eficácia dos procedimentos já existentes na empresa e confirme a veracidade das falhas constatadas no estudo.
Modelar os processos
Após analisar a eficácia dos processos existentes na empresa, é hora de avaliar quais são as projeções de melhoria. Essa etapa exigirá do administrador profunda reflexão sobre se o modo de operar do negócio corresponde às suas expectativas e se gera efeitos positivos. A partir desse momento, será possível modelar e redefinir os processos de modo que sejam eficientes e tragam resultados efetivos para a organização.
Automatizar os procedimentos
Os processos modelados pela instituição darão origem a um novo fluxo de trabalho. Nesse sentido, vale observar a possibilidade de automatizar tarefas para otimizar ainda mais esse novo sistema. Aproveitar o estudo para identificar novas maneiras de melhorar a gestão potencializará os efeitos positivos do mapeamento. Considere, assim, o investimento em softwares e sistemas de gestão integrados para o desenvolvimento da empresa.
Monitorar os resultados
Após cumprir essas etapas, acompanhe os resultados dos processos internos com periodicidade. Afinal, é preciso monitorar a eficiência das readaptações efetuadas. O mapeamento, vale lembrar, deve ser medida cíclica e contínua. Isso porque novas falhas serão percebidas ao longo do tempo. Por isso, é ter atenção para perceber novas necessidades e reorganizar a lógica produtiva.
Mapear processos operacionais pode trazer inúmeras vantagens, especialmente para os negócios que desejam se desenvolver no mercado. Isso porque a medida reduz gargalos que atrapalham a performance da empresa e auxilia na padronização das atividades. Além disso, a ação contribui para o controle financeiro, para a redução de custos e para a gestão do conhecimento.
E então? Gostou das nossas dicas? Complete a leitura e saiba mais sobre como otimizar os processos operacionais da distribuidora!