É comum o empresário relatar que o controle de estoque, é de fato, uma das principais dores no seu negócio. Uma gestão eficiente precisa dar muita atenção à organização dos itens, e nesse sentido, o balanço de estoque — ou inventário de estoque — é uma tarefa indispensável para qualquer empresa.

Normalmente, é realizado em períodos mensais, trimestrais, semestrais ou anuais, em que todos os produtos estocados são contados para que seja analisada a compatibilidade de informações entre a quantidade de mercadoria armazenada e os dados contábeis.

Esse processo é muito importante para evitar a falta de itens, as perdas excessivas e outros prejuízos que podem comprometer os resultados do empreendimento. Acompanhe os detalhes que preparamos pra você se programar com o seu balanço de estoque.

O que é necessário para iniciar o balanço?

Um bom inventário que permita um diagnóstico preciso da situação do estoque precisa ser antes planejado. O primeiro passo é definir a metodologia a ser utilizada. Atualmente, é possível realizar a atividade de forma manual com preenchimento de planilhas impressas ou automatizadas por meio da leitura do código de barras dos materiais.

Posteriormente, é necessário determinar o dia em que a tarefa será executada, uma vez que fazer o balanço durante um período, com entrada ou saída de produtos não é eficiente. Se assim for feito, depois de finalizada a contagem, são grandes as chances de que o resultado já esteja defasado.

Por isso, o ideal é que a ação seja realizada em um dia em que a distribuidora permanecerá fechada. Considere nesse planejamento o tempo médio de contagem dos últimos inventários, caso já exista.

Organize as equipes e nomeie os responsáveis que terão o papel de coordenar os colaboradores e atuar como facilitadores. Eles poderão esclarecer dúvidas e oferecer ajuda. Determine quais ferramentas serão utilizadas e aproveite a tecnologia para facilitar o processo.

Como fazer o balanço de estoque?

A contagem e o controle do estoque podem ser feitos de forma descomplicada ao seguir alguns passos essenciais. Confira a seguir quais são!

Separe as mercadorias por categoria

Defina categorias e separe os produtos por grupos ou marcas, como alimentos, bebidas, higiene e limpeza etc. Dentro de cada grupo, podem existir várias subcategorias, como data de aquisição ou preço.

Busque separar aqueles que são semelhantes ou da mesma categoria em caixas ou prateleiras. Também diferencie os que são destinados para a venda e os que são para uso e consumo do próprio estabelecimento.

Crie códigos para os produtos

Gere códigos de identificação e determine um número para cada item. Além de facilitar a localização dos produtos e o processo de contagem e conferência das quantidades armazenadas, ajuda a reduzir riscos com relação às trocas de mercadorias que não foram adquiridas em sua distribuidora.

É possível utilizar os códigos emitidos pelos próprios fabricantes, e que já constam na embalagem dos itens, normalmente, mas caso não seja assim, a sugestão é identificar os itens com um código ou referência interna, própria.

Organize os espaços internos

Um setor organizado é fundamental para elevar a eficiência e otimizar o trabalho, fazendo com que flua mais rapidamente. Além disso, economiza-se bastante tempo com a localização, o inventário e a conferência das mercadorias.

Classifique os produtos

Faça a classificação dos produtos e os identifique com o maior número de detalhes possível, como tamanho, peso, medida, cor, marca, preço de custo e outras informações que possam ser úteis. Todo esse processo pode ser feito eletronicamente.

Realize a contagem

Faça a contagem minuciosa de todos os itens do estoque, um a um, anotando quantas unidades de cada produto estão armazenadas. Apesar de ser bem trabalhosa, essa etapa é imprescindível para garantir que os valores sejam precisos e para evitar erros e discrepâncias. Aproveite para conferir a qualidade das mercadorias e condições de armazenamento.

Faça a recontagem

Para um resultado mais preciso e confiável é recomendado o procedimento de recontagem, com o objetivo de garantir que o seu controle, de fato, corresponda ao que está fisicamente estocado. Isso ainda previne falhas humanas.

Padronize os registros

Tudo o que é medido pode ser otimizado. Por isso, padronizar os registros para a emissão de relatórios gerenciais é fundamental para o controle do estoque. Registre também as devoluções, assim como as possíveis perdas e roubos.

Vale ressaltar que, caso haja diferença entre o estoque declarado em inventário e o real, é importante identificar a origem dessa falha, pra não haver problemas com a fiscalização, além de multas e sanções.

Utilize um software

Um bom sistema de gestão de estoque oferece várias funcionalidades que otimizam todo o processo, tornando ele prático e seguro. Essa ferramenta emite relatórios completos e totalmente customizáveis de todas as operações que ocorrem no estoque de sua distribuidora em tempo real.

Um software também ajuda a gerar códigos automaticamente e padronizados para cada item, de acordo com a categoria. Além disso, se for programado com antecipação, pode indicar o melhor posicionamento de estocagem, acelerando o armazenamento e a localização posterior entre outras funções.

Quais os erros mais comuns?

Agora, vamos apontar os erros mais comuns que devem ser evitados no gerenciamento de estoque:

·        não realizar o balanço de estoque periodicamente;

·        deixar que faltem os itens mais procurados;

·        desconhecer o estoque mínimo do estabelecimento, podendo perder diversas vendas;

·        comprar mercadorias em excesso;

·        não saber identificar o melhor período médio de estoque (que aponta quantos dias, em média, um produto permanece estocado);

·        não se informar sobre métodos de gerenciamento de estoque de outras companhias;

·        acumular produtos não vendidos;

·        deixar de investir em técnicas de venda favorável para períodos em que é necessário vender mercadorias paradas;

·        não fazer o planejamento para o correto armazenamento de itens sazonais;

·        não realizar diariamente o monitoramento e o controle rígido de entradas e saídas de todo os itens (incluindo dados como quantidade, data, fornecedor, cliente, valor, unidade de venda etc.);

·        deixar de firmar parcerias com fornecedores a fim de reduzir os custos logísticos;

·        não calcular o valor do estoque corretamente (o que permite dispor de dados precisos para o processo decisório de política de compra e venda e novos investimentos);

·        ter pouca ou nenhuma integração entre os departamentos de compras, vendas e logística;

·        não automatizar o controle de estoque por meio de softwares de gestão.

O balanço de estoque exerce o papel de manter a empreendimento seguro contra desperdícios, extravios, furtos, golpes, fraudes e multas por irregularidades na Declaração de Estoque e Mercadorias (DEM), além de melhorar o planejamento de compras e vendas.

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