Muitas empresas estão adotando a automação de processos por perceberem o seu grande potencial em aumentar a produtividade e a eficiência. O fato é que está cada vez mais inviável gerenciar um negócio sem o suporte da tecnologia, independentemente do setor de atuação.

No entanto, isso é ainda mais evidente nas distribuidoras, onde é necessário ter um controle mais eficiente dos estoques e dos processos logísticos. Qualquer erro humano pode comprometer toda a operação, gerando perdas financeiras e problemas com os clientes.

Por isso, automatizar tem se tornado a melhor opção. Ainda tem dúvidas? Neste artigo, mostramos as principais vantagens da automação de processos e como adotá-la na sua empresa. Continue lendo para saber mais!

Maior produtividade

Uma das grandes vantagens em automatizar processos é o aumento da produtividade da equipe. Isso significa que é possível fazer mais e ter um melhor rendimento a partir dos mesmos recursos ou até utilizando menos.

Na prática, esse ganho de produtividade ocorre porque muitas das tarefas manuais e repetitivas são realizadas por um software ou outra ferramenta. Assim, as pessoas podem concentrar-se melhor em atividades mais estratégicas e que precisam de um maior planejamento.

Redução de erros

O melhor é que essas atividades repetitivas sejam mesmo feitas por softwares e equipamentos. Afinal, essa repetição só contribui para elevar a morosidade nos processos e aumentar a chance de erros.

Em uma rotina maçante, a tendência é que os trabalhadores vão perdendo a produtividade e o interesse nas tarefas do dia a dia. Com a automatização de processos, dá para agilizar o trabalho, tornando-o mais estratégico e inovador.

Padronização dos serviços

Outra grande vantagem da automação de processos é a padronização do trabalho. Ora, nos processos manuais, a tendência é que cada pessoa execute uma tarefa de um modo, prejudicando a eficiência e aumentando as chances de erros.

No entanto, se muitas das tarefas são automatizadas, elas são realizadas sempre da mesma forma. Assim, a operação se torna mais confiável, com uma gestão com mais qualidade, agilidade e com menos falhas.

Integração dos setores

Da mesma forma, pode-se otimizar o fluxo de trabalho, de modo que as pessoas possam acompanhar melhor as atividades das outras. Fica mais simples integrar os setores, com uma comunicação mais eficaz.

Toda a cadeia produtiva pode ser interligada, proporcionando mais produtividade, agilidade e um monitoramento eficiente de todos os processos. Do recebimento das mercadorias até o faturamento e o envio para os clientes, tudo é feito com maior precisão e previsibilidade.

Monitoramento do desempenho

Para os gestores, a automação de processos representa um grande avanço no acompanhamento do desempenho de todos os colaboradores. Afinal de contas, se os setores estão mais integrados, pode-se verificar todas as etapas dos processos, entendendo onde há problemas e oportunidades.

Além disso, as ferramentas de automação facilitam a geração de relatórios gerenciais, que permitem um melhor diagnóstico da situação. Dessa forma, pode-se fazer melhorias e ajustes que contribuem ainda mais para a eficiência da operação.

Maior transparência

Se toda a operação está integrada e é possível monitorá-la mais de perto, o resultado é uma maior transparência em todos os processos. As ferramentas registram todas as atividades, incluindo a entrada e a saída de mercadorias, os lotes e todas as especificações de produtos. 

Isso facilita bastante o atendimento a normas e padrões estabelecidos pelos órgãos de fiscalização, evitando problemas legais. Os próprios consumidores e clientes se sentem mais seguros quando existem processos transparentes.

Redução de custos

Todos os benefícios da automação de processos listados anteriormente culminam em uma redução significativa de custos. Maior integração e transparência, redução de falhas e outros problemas e aumento da produtividade, com o tempo, contribuem para que a operação funcione melhor, utilizando cada vez menos recursos.

Inclusive, a redução de custos é um dos principais motivos que levam as empresas a adotarem a automação. Ainda que seja necessário fazer um investimento inicial, ele pode ser recuperado em pouco tempo, melhorando a estabilidade dos orçamentos de diversos setores do negócio.

Modo de implementar a automação de processos

No entanto, para que a automação de processos tenha o efeito esperado, é fundamental que ela seja feita de maneira correta. Para tanto, deve ser bem estruturada e planejada, de acordo com as necessidades de cada empresa. Por representar uma mudança significativa na operação do negócio, tudo precisa ser bem organizado durante a implementação. A seguir, confira os principais procedimentos para automatizar a sua empresa.

Entenda as necessidades do negócio

A primeira coisa a se fazer é um diagnóstico completo das demandas da sua empresa, uma vez que cada uma vai exigir uma sistematização diferente. Faça um mapeamento de todos os processos e avalie como cada um pode ser automatizado. Veja quais são os principais problemas e como uma ferramenta poderia resolvê-los na prática.

Escolha as ferramentas adequadas

Essa talvez seja a etapa que mais gera dúvidas, pois escolher uma solução para promover a automação na sua empresa pode ser o fator decisivo para o seu sucesso. O ideal é que a ferramenta seja adequada ao seu tipo de negócio, sendo desenvolvida para otimizar os seus processos especificamente.

Também é importante que ela já tenha incorporados todos os procedimentos e normas de segurança e compliance do setor, uma vez que isso vai facilitar bastante a sua rotina. Além disso, é bom escolher um fornecedor experiente, com uma boa confiabilidade no mercado.

Faça um treinamento

De nada adianta implementar uma solução sem que a sua equipe esteja integrada a esse processo. Ou seja, é preciso capacitá-la para que possa usar as ferramentas de automação no dia a dia, aproveitando ao máximo todos os recursos. 

Para tanto, faça treinamentos internos completos sobre o uso das ferramentas, oferecendo todas as informações necessárias para que os funcionários tenham um máximo desempenho. Muitas vezes, esse treinamento é dado pelos próprios fornecedores, contribuindo ainda mais para o rendimento dos profissionais.

Acompanhe os resultados

Por fim, é fundamental monitorar todos os resultados da automação de processos, para conhecer a efetividade das mudanças implementadas e entender o que pode ser melhorado. Podem ser necessários alguns ajustes, uma vez que esse deve ser um procedimento contínuo de melhoria.

O mais importante é ter em mente que a automação de processos pode fazer muita diferença nos resultados do seu negócio. Ao optar por uma solução, procure aquela que possa suprir de maneira mais eficiente as suas necessidades e adequar-se à sua rotina, com um fornecedor especializado no seu setor de atuação.

Gostou de conhecer as vantagens da automação de processos? Quer entender melhor como uma ferramenta especializada pode ajudar seu negócio? Entre em contato conosco e conheça os nossos serviços!